Офис-менеджер

<strong>Адрес работы:</strong> Санкт-Петербург, Савушкина улица,7 стр 3<br><br><strong>Вакансии компании:</strong> ООО АЛТЭК<br><br><strong>Описание компании:</strong> «Алтэк» – одна из наиболее динамично развивающихся компаний в сфере комплексного оснащения предприятий питания и торговли. Была образована в 2008 году. «Алтэк» предлагает широкий спектр продукции и услуг, в том числе технологическое проектирование пищевых цехов, монтаж и сервисное обслуживание техники. Компания активно работает во всех регионах России и странах СНГ. <br>Основное направление деятельности «Алтэк» – поставка профессионального кухонного оборудования, посуды и инвентаря.<br><br>Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя координацию административных и хозяйственных процессов в компании.<br><strong>Обязанности</strong>: <br>Материально‑техническое обеспечение:<br>- закупка и учёт канцелярских товаров, бытовой химии, напитков, расходных материалов для оргтехники;<br><br>- взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, техобслуживание).<br><br>Работа с оргтехникой:<br>- контроль состояния офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны и т. д.) ;<br><br>- организация обслуживания и ремонта оборудования.<br><br>Хозяйственное обслуживание:<br>- обеспечение чистоты и порядка в офисе;<br><br>- координация работы клининговой службы.<br><br>Документооборот:<br>- приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной) ;<br><br>- подготовка и отправка исходящих документов, контроль сроков исполнения;<br><br>- ведение внутренней документации: журналов, табелей учёта рабочего времени<br><br>- оформление пропусков, разрешений, доверенностей;<br><br>- архивирование документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности;<br><br>- работа с электронными системами документооборота (СЭД), CRM, ERP (например, «1С: Предприятие») ;<br><br>- отправка через ЭДО договоров, спецификаций, счетов;<br><br>- регистрация и отправка писем через «Почту России».<br><br>Организация мероприятий и встреч:<br>- планирование и организация встреч, совещаний, переговоров: бронирование переговорных комнат, подготовка материалов, оповещение участников;<br><br>- организация обучения и тренингов (бронирование залов, приглашение тренеров, рассылка материалов).<br><br>Поддержка командировок:<br>- бронирование билетов и гостиниц;<br><br>- оформление виз и страховок;<br><br>- составление маршрутов;<br><br>- формирование авансовых отчётов по командировкам и представительским расходам.<br><br>Коммуникация и обслуживание гостей:<br>- приём и маршрутизация входящих звонков, ведение телефонных переговоров;<br><br>- встреча и сопровождение гостей, партнёров, клиентов;<br><br>- поддержка внутренних коммуникаций: рассылка объявлений, информирование сотрудников о новостях компании.<br><br>IT‑поддержка и онлайн‑мероприятия:<br>- обеспечение видеосвязи и онлайн‑конференций (Zoom, Teams, Skype): настройка, тестирование, устранение неполадок.<br><br>Адаптация и администрирование:<br>- помощь в адаптации новых сотрудников: знакомство с офисом, выдача доступов, оформление рабочего места;<br><br>- хранение и актуализация контактной информации сотрудников;<br><br>- учёт мелких расходов, сбор и оформление первичных документов (чеков, квитанций).<br><br><strong>Требования</strong> к кандидату: <br>- среднее специальное или высшее образование;<br><br>- опыт работы в аналогичной должности от 1 года;<br><br>- уверенное владение ПК: Microsoft Word, Excel, Outlook, интернет‑браузерами;<br><br>- навыки работы с офисной оргтехникой;<br><br>- знание принципов делопроизводства, документооборота и архивного дела;<br><br>- опыт работы с системами ЭДО, CRM и ERP (в т. ч. «1С: Предприятие») ;<br><br>- грамотная устная и письменная речь, хорошая дикция;<br><br>- ответственность, самоорганизованность, пунктуальность, внимательность к деталям;<br><br>- развитые коммуникативные навыки и умение работать в режиме