Офис-менеджер

Адрес работы: Санкт-Петербург, Савушкина улица,7 стр 3

Вакансии компании: ООО АЛТЭК

Описание компании: «Алтэк» – одна из наиболее динамично развивающихся компаний в сфере комплексного оснащения предприятий питания и торговли. Была образована в 2008 году. «Алтэк» предлагает широкий спектр продукции и услуг, в том числе технологическое проектирование пищевых цехов, монтаж и сервисное обслуживание техники. Компания активно работает во всех регионах России и странах СНГ.

Основное направление деятельности «Алтэк» – поставка профессионального кухонного оборудования, посуды и инвентаря.

Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя координацию административных и хозяйственных процессов в компании.
Обязанности: 
Материально‑техническое обеспечение:
- закупка и учёт канцелярских товаров, бытовой химии, напитков, расходных материалов для оргтехники;

- взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, техобслуживание).

Работа с оргтехникой:
- контроль состояния офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны и т. д.) ;

- организация обслуживания и ремонта оборудования.

Хозяйственное обслуживание:
- обеспечение чистоты и порядка в офисе;

- координация работы клининговой службы.

Документооборот:
- приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной) ;

- подготовка и отправка исходящих документов, контроль сроков исполнения;

- ведение внутренней документации: журналов, табелей учёта рабочего времени

- оформление пропусков, разрешений, доверенностей;

- архивирование документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности;

- работа с электронными системами документооборота (СЭД), CRM, ERP (например, «1С: Предприятие») ;

- отправка через ЭДО договоров, спецификаций, счетов;

- регистрация и отправка писем через «Почту России».

Организация мероприятий и встреч:
- планирование и организация встреч, совещаний, переговоров: бронирование переговорных комнат, подготовка материалов, оповещение участников;

- организация обучения и тренингов (бронирование залов, приглашение тренеров, рассылка материалов).

Поддержка командировок:
- бронирование билетов и гостиниц;

- оформление виз и страховок;

- составление маршрутов;

- формирование авансовых отчётов по командировкам и представительским расходам.

Коммуникация и обслуживание гостей:
- приём и маршрутизация входящих звонков, ведение телефонных переговоров;

- встреча и сопровождение гостей, партнёров, клиентов;

- поддержка внутренних коммуникаций: рассылка объявлений, информирование сотрудников о новостях компании.

IT‑поддержка и онлайн‑мероприятия:
- обеспечение видеосвязи и онлайн‑конференций (Zoom, Teams, Skype): настройка, тестирование, устранение неполадок.

Адаптация и администрирование:
- помощь в адаптации новых сотрудников: знакомство с офисом, выдача доступов, оформление рабочего места;

- хранение и актуализация контактной информации сотрудников;

- учёт мелких расходов, сбор и оформление первичных документов (чеков, квитанций).

Требования к кандидату: 
- среднее специальное или высшее образование;

- опыт работы в аналогичной должности от 1 года;

- уверенное владение ПК: Microsoft Word, Excel, Outlook, интернет‑браузерами;

- навыки работы с офисной оргтехникой;

- знание принципов делопроизводства, документооборота и архивного дела;

- опыт работы с системами ЭДО, CRM и ERP (в т. ч. «1С: Предприятие») ;

- грамотная устная и письменная речь, хорошая дикция;

- ответственность, самоорганизованность, пунктуальность, внимательность к деталям;

- развитые коммуникативные навыки и умение работать в режиме