Секретарь/Помощник председателя общественной организации

Адрес работы: Москва, Погодинская улица,1 стр 1

Вакансии компании: Некоммерческая организация медицинского профиля

Описание компании: Общество занимается просветительской деятельностью среди врачей России, второе десятилетие проводя мастер-классы по всей стране и вебинары с участием признанных медицинских экспертов.

Секретарь с функциями помощника председателя общественной организации Общественная организация, которая работает с врачами, ищет секретаря для руководителя, который является известным врачом. Основная деятельность организации – проведение обучающих мероприятий для врачей. Это ежегодная большая конференция в Москве, выездные мастер-классы в разных городах, онлайн-мероприятия. Также общественная организация проводит научные исследования, занимается публикационной деятельностью, обучением студентов и ординаторов.Секретарь и помощник председателя организации будет помогать ему эффективно планировать и решать ежедневные задачи, вести работу с важными и текущими документами организации. Работа полный рабочий день в офисе организации. Требуется сотрудник с высокой стрессоустойчивостью, высокой скоростью реакции, с достаточным уровнем самоорганизации, обращающего внимание на детали. От вашей работы будет зависеть эффективность проводимых мероприятий организации. 
Мы предлагаем:

- График: 5/2 с 8:00 до 17:00 (возможна редкая работа в выходные при проведении мероприятий);
- Место работы: центр Москвы (Хамовники)
- Официальное трудоустройство по ТК РФ; 
- Заработная плата: от 60 000 рублей, окончательная сумма обсуждается на собеседовании по итогам оценки ваших навыков;
- Плюсы работы в НКО: возможность влиять на социально значимые проекты, знакомство с лидерами врачебного сообщества, участие в публичных мероприятиях.

Чем предстоит заниматься:
1.Управление документами и поручениями:

Просмотр электронной почты: фильтрация входящих писем, распределение запросов по темам и ответственным;
Ведение реестра документов организации;
Организация печати и подписи документов у руководителя;
Сбор и передача документов в бухгалтерию;
Контроль выполнения поручений: фиксация, напоминание сотрудникам о сроках, сбор результатов. 

2. Коммуникации и встречи:

-  Запись на прием к Председателю;
-  Ведение рабочего расписания руководителя;
- Организация личных и онлайн-встреч (Zoom / Яндекс Телемост / Telegram): рассылка ссылок, подготовка презентаций, раздаточных материалов;
- Ведение переписки (стандартные ответы, запросы документов, подтверждение участия в мероприятиях). 

3. Отчетность и CRM:·

- Создание отчетов для отчетных совещаний (автоматические выгрузки и полуавтоматические сводные таблицы в Excel);
- Составление итоговых отчетов. 

4. Организационная поддержка:

- Подготовка встреч, заседаний и совещаний (сбор материалов, оповещение участников о времени/месте/повестке дня, рассылка протоколов);
- Работа с оргтехникой: принтер, сканер, копир;
- Заказ канцелярии, воды, расходных материалов для офиса и выездных мероприятий;
- Организация кофе-брейков и питания на встречах, заседаниях и мероприятиях. 

5. Личные поручения руководителя (изредка), организация поездок и командировок (покупка билетов, бронирование гостиниц), заказ билетов для гостей/партнеров,  поиск и заказ подарков, цветов, поздравлений 

Требования

- Высшее образование;
- Опыт работы помощником руководителя будет преимуществом;
- Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel и PowerPoint), электронные документы (Google таблицы), навык работы с CRM-системами, электронной почтой.
- Ответственность, внимательность, стрессоустойчивость;
- Исполнительность и пунктуальность;
- Умение быстро находить оптимальное решение в нестандартных ситуациях;
- Грамотная устная и письменная речь (ведение переписки от имени организации);
- Знание