Адрес работы: Санкт-Петербург, Савушкина улица,7 стр 3Вакансии компании: ООО АЛТЭКОписание компании: «Алтэк» – одна из наиболее динамично развивающихся компаний в сфере комплексного оснащения предприятий питания и торговли. Была образована в 2008 году. «Алтэк» предлагает широкий спектр продукции и услуг, в том числе технологическое проектирование пищевых цехов, монтаж и сервисное обслуживание техники. Компания активно работает во всех регионах России и странах СНГ.
Основное направление деятельности «Алтэк» – поставка профессионального кухонного оборудования, посуды и инвентаря.Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя координацию административных и хозяйственных процессов в компании.Обязанности: Материально‑техническое обеспечение:- закупка и учёт канцелярских товаров, бытовой химии, напитков, расходных материалов для оргтехники;- взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, техобслуживание).Работа с оргтехникой:- контроль состояния офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны и т. д.) ;- организация обслуживания и ремонта оборудования.Хозяйственное обслуживание:- обеспечение чистоты и порядка в офисе;- координация работы клининговой службы.Документооборот:- приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной) ;- подготовка и отправка исходящих документов, контроль сроков исполнения;- ведение внутренней документации: журналов, табелей учёта рабочего времени- оформление пропусков, разрешений, доверенностей;- архивирование документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности;- работа с электронными системами документооборота (СЭД), CRM, ERP (например, «1С: Предприятие») ;- отправка через ЭДО договоров, спецификаций, счетов;- регистрация и отправка писем через «Почту России».Организация мероприятий и встреч:- планирование и организация встреч, совещаний, переговоров: бронирование переговорных комнат, подготовка материалов, оповещение участников;- организация обучения и тренингов (бронирование залов, приглашение тренеров, рассылка материалов).Поддержка командировок:- бронирование билетов и гостиниц;- оформление виз и страховок;- составление маршрутов;- формирование авансовых отчётов по командировкам и представительским расходам.Коммуникация и обслуживание гостей:- приём и маршрутизация входящих звонков, ведение телефонных переговоров;- встреча и сопровождение гостей, партнёров, клиентов;- поддержка внутренних коммуникаций: рассылка объявлений, информирование сотрудников о новостях компании.IT‑поддержка и онлайн‑мероприятия:- обеспечение видеосвязи и онлайн‑конференций (Zoom, Teams, Skype): настройка, тестирование, устранение неполадок.Адаптация и администрирование:- помощь в адаптации новых сотрудников: знакомство с офисом, выдача доступов, оформление рабочего места;- хранение и актуализация контактной информации сотрудников;- учёт мелких расходов, сбор и оформление первичных документов (чеков, квитанций).Требования к кандидату: - среднее специальное или высшее образование;- опыт работы в аналогичной должности от 1 года;- уверенное владение ПК: Microsoft Word, Excel, Outlook, интернет‑браузерами;- навыки работы с офисной оргтехникой;- знание принципов делопроизводства, документооборота и архивного дела;- опыт работы с системами ЭДО, CRM и ERP (в т. ч. «1С: Предприятие») ;- грамотная устная и письменная речь, хорошая дикция;- ответственность, самоорганизованность, пунктуальность, внимательность к деталям;- развитые коммуникативные навыки и умение работать в режиме
